Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.
Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платежный календарь в excel (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:
собрать информацию о планируемых платежах;
структурировать эту информацию (по статьям затрат, центрам финансовой ответственности и плательщикам);
проверить на соответствие утверждённому бюджету движения денежных средств;
рассчитать остаток на конец планируемого периода.
Благодаря ведению календаря в 1С или Excel удается планировать изменения финансовых показателей. Автоматизация упрощает формирование системы управления денежными потоками банка или фирмы. Если ситуация меняется, при грамотно составленном календаре платежей легче найти оптимальное решение. Когда бюджет предприятия хорошо организован, увеличивается его надежность.
Чтобы подготовить платежный календарь, потребуется выполнить следующие действия.
Определить временной промежуток планирования средств. Обычно график составляется краткосрочный (как пример, месяц, 2 недели, 10 дней). Зависит от того, как часто совершаются финансовые операции. Максимально удобным считается платежный календарь на один месяц, разбитый на промежутки по 10 дней.
Расчет объемов реализованных товаров, работ, услуг. Здесь учитывается объем производства и движения остатков в рассматриваемом периоде.
Приблизительное вычисление доходов, которые могут быть получены.
Расчет денежных затрат.
Вычисление разницы между ожидаемыми доходами и расходами, которая также называется денежным сальдо.
Получение результата. На основании рассмотренных данных можно делать вывод о балансе средств предприятия.